Office Now – Trend pekerjaan beberapa tahun belakangan ini mulai bergeser. Virtual office Indonesia menjadi jawaban atas perkembangan trend pekerjaan online. Pekerja tidak perlu lagi bertatap muka untuk berbagi pekerjaan, melainkan hanya bertatap layar.

Pengertian Virtual Office Indonesia

Di kota-kota besar, virtual office Indonesia sudah menjadi hal yang lumrah. Perkembangan perusahaan startup menjadi cikal bakal berkembangnya kantor virtual. Diklaim bisa menghemat waktu dan biaya bagi para pelaku bisnis.

Virtual office Indonesia merupakan ruang kerja dengan sejumlah karyawan, namun tidak memiliki ruangan secara fisik. Tidak adanya perlengkapan kantor pada umumnya,  seperti meja, kursi, taman dan sebagainya menjadi ciri khas.

Contoh sederhananya, Anda bisa melihat virtual office di Indonesia Young Living. Kehadiran kantor maya ini, kebutuhan akan alamat fisik tidak lagi dibutuhkan. Pemilik bisnis bisa menggunakan virtual address. Sedangkan untuk para pekerja bisa melakukan aktivitasnya dari rumah, kafe atau tempat lainnya.

Beberapa perusahaan yang cocok menerapkan virtual office Indonesia, yaitu:

• Perusahaan yang sedang berkembang dan memerlukan alamat bisnis di kawasan industri.
• Pemilik bisnis ingin melakukan penghematan biaya operasional.
• Perusahaan yang sedang mengurangi jumlah staf operasional.
• Memiliki tim yang bekerja secara remote atau di rumah.
• Memukau klien dengan lokasi kantor bergengsi.

Fasilitas yang Tersedia dan Fasilitas Tambahan di Virtual Office Indonesia

Untuk mewujudkan penghematan, berikut beberapa fasilitas yang disediakan di virtual office Indonesia, yaitu:

Fasilitas Utama di Virtual Office Indonesia

Ada beberapa fasilitas dasar yang tersedia di kantor maya, antara lain:

Video Conference Virtual Office Indonesia

Anda bisa bekerja dengan aman dan nyaman menggunakan video conference. Untuk koordinasi dengan tim maupun klien juga bisa terwujud menggunakan video conference dari mana saja dan kapan saja.

Mail Handling

Pemilik bisnis tidak perlu bingung mengenai masalah pengiriman surat dan paket untuk keperluan kantor. Penyedia jasa kantor maya akan memberikan alamat untuk perusahaan Anda. 

Untuk memudahkan pengecekan, maka ada notifikasi yang akan mengkonfirmasi semua surat dan paket. Pemilik bisnis bisa kapan saja mengambil paket dan surat tersebut.

Virtual Receptionist

Layanan selanjutnya yang bisa pemilik bisnis dapatkan adalah layanan resepsionis profesional. Anda akan terbantu mulai dari menyapa klien, menerima dokumen yang masuk dan memberikan notifikasi.

Call Answering

Selain itu, pemilik bisnis juga akan mendapatkan layanan penjawab telepon, lalu meneruskannya kepada Anda. Baik telepon dari calon klien maupun rekan bisnis akan tertangani dengan baik. 

Meeting Room

Pemilik bisnis tidak perlu bingung lagi ketika ingin mengadakan rapat dengan klien. Manfaatkan fasilitas meeting room yang telah disediakan penyedia gedung. Akses meeting room ini sudah terintegrasi di beberapa lokasi strategis.

Layanan Khusus 

Sedangkan untuk layanan khusus, pemilik bisnis akan menikmati beberapa hal berikut ini:

Zonasi Perkantoran

Virtual office di Indonesia bertempat di zona komersial atau perkantoran. Pemilik bisnis tidak perlu khawatir lagi karena lokasi kantor sudah sesuai dengan peraturan kawasan terkait zonasi.

Nomor Telepon Khusus Perusahaan

Masih berkaitan dengan layanan dasar penerimaan telepon, Anda akan mendapatkan nomor khusus untuk perusahaan. Sehingga bisnis yang Anda kelola terlihat terpercaya dan profesional.

Alamat Bisnis Strategis

Selain itu, alamat bisnis yang Anda dapatkan berada di lokasi bergengsi dan strategis. Anda bisa menggunakannya untuk domisili perusahaan dan memberikan kesan bonafit.

Pengurusan Kelegalan

Untuk mendapatkan dokumen legal berkaitan dengan berdirinya perusahaan, Anda memerlukan alamat kantor. Sehingga Anda tidak akan menemui kendala saat harus mengurus SKDP, NPWP, TDP, SIUP dan dokumen legal lainnya.

Pengurusan PKP

Bagaimana meningkatkan peluang kerjasama bisnis dengan pemerintah untuk virtual office Indonesia? Anda tidak perlu khawatir karena pemilik gedung akan menyediakan dan mengurus PKP untuk perusahaan.

Keuntungan dan Kerugian Menerapkan Virtual Office Indonesia

Contoh virtual office Indonesia memiliki keuntungan dan kerugian dalam penerapannya. Kenali apa saja kelebihan dan kelemahannya agar Anda bisa memaksimalkannya.

Keuntungan 

Simak beberapa keuntungan menerapkan kantor virtual berikut ini.

Menghemat Biaya

Menjadi alasan pertama mengapa banyak orang menerapkan kantor maya adalah untuk menghemat biaya. Jika Anda freelancer atau pemilik perusahaan startup akan sangat menguntungkan memilih kantor virtual. Untuk membangun sebuah kantor akan memerlukan biaya yang tidak sedikit.

Untuk kantor yang masih merintis usahanya, bisa mengalihkan biaya membangun kantor untuk menambah modal. Sehingga bisa mengembangkan bisnisnya.

Tidak Terkendala Kemacetan

Masalah lalu lintas padat di kota-kota besar belum menemukan solusi yang tepat. Sehingga jika Anda menerapkan kantor virtual akan sangat membantu karena tidak perlu berangkat ke kantor. Anda tidak akan perlu membuang waktu lagi terjebak di kemacetan untuk bekerja.

Lebih Dekat dengan Keluarga

Pekerja yang sudah memiliki keluarga terkadang tidak bisa memiliki banyak waktu untuk keluarganya karena sibuk bekerja. Namun, Anda akan mudah berinteraksi dengan keluarga saat bekerja di perusahaan yang menerapkan virtual office Indonesia.

Rapat Lebih Fleksibel

Salah satu hal wajib yang rutin dilakukan perusahaan adalah rapat. Pemilik bisnis yang menerapkan virtual office dan kesiapan SDM Indonesia saat ini sudah tidak diragukan lagi. Anda bisa rapat lebih fleksibel untuk waktu dan tempat.

Rapat virtual bisa Anda lakukan dengan mudah, sedangkan untuk rapat offline bisa memanfaatkan fasilitas dari penyedia layanan.

Mengurangi Stres

Bekerja di tempat yang sama dengan rutinitas yang sama juga akan meningkatkan stres. Terlebih lagi bekerja di kantor pada umumnya sering terjadi konflik antar pegawai. Menggunakan kantor maya akan membuat semua menjadi lebih mudah.

Anda bisa bekerja di kafe atau tempat nyaman lainnya. Pekerjaan yang bisa Anda atur sendiri waktunya akan mengurangi tingkat stres.

Kekurangan 

Tidak hanya memiliki kelebihan, virtual office Indonesia juga memiliki kekurangan yang harus dipahami pemilik bisnis. Sehingga saat menerapkan kantor maya bisa meminimalisir hal ini. Berikut beberapa kekurangan dari kantor maya.

Rentan Miscommunication

Jika Anda tidak bisa mewujudkan kerjasama tim yang solid, maka akan sulit dalam penggunaan kantor virtual di Indonesia. Sebab, komunikasi banyak dilakukan menggunakan jaringan telepon maupun internet. Sering kali terjadi koneksi yang tidak lancar. 

Selain itu kesalahpahaman komunikasi antar karyawan juga bisa terjadi. Cobalah menggunakan platform komunikasi yang baik untuk tim Anda.

Kinerja Karyawan Sulit Diawasi

Pekerjaan yang dilakukan pekerja di rumah masing-masing atau lokasi yang terpisah, harus diakali dengan tim yang solid. Pemilik bisnis tidak bisa langsung melihat kinerja karyawannya, berbeda dengan kantor konvensional.

Terapkan sistem laporan pekerjaan secara harian. Sehingga karyawan yang bekerja di rumah bisa melaporkan apa yang sudah dikerjakan hari ini. Selain itu, Anda bisa membuka forum diskusi untuk melakukan laporan.

Sistem Penyimpanan Data

Pemilik bisnis juga harus menyiapkan sistem penyimpanan data yang memadai. Sehingga tidak terjadi masalah kehilangan data. 

Meskipun virtual office Indonesia memiliki berbagai kelebihan, namun Anda juga harus memahami kekurangannya. Sehingga pemilik bisnis tetap bisa bekerja dengan baik menggunakan kantor virtual.