OFFICE NOW – Controlling dalam manajemen bisnis sangat penting karena memungkinkan pemimpin bisnis untuk memantau kinerja perusahaan, mengidentifikasi masalah atau deviasi dari rencana, dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan.

Controlling dalam manajemen bisnis dapat memastikan tujuan dan standar yang ditetapkan tercapai.

Ada berbagai metode dan alat yang digunakan dalam melakukan controlling tersebut, hal ini dilakukan untuk mengukur, memonitor, dan mengarahkan aktivitas bisnis agar sesuai dengan rencana dan strategi yang telah ditetapkan.

Proses Controlling dalam Manajemen Bisnis

Proses controling melibatkan langkah-langkah sebagai berikut:

Penetapan Standar

Menetapkan standar atau target kinerja yang diharapkan untuk aktivitas atau proses tertentu.

Standar ini bisa berupa target penjualan, anggaran pengeluaran, atau tingkat kepuasan pelanggan.

Pengukuran Kinerja

Mengukur kinerja aktual untuk membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya. 

Ini melibatkan penggunaan metrik dan indikator kinerja yang relevan untuk memantau pencapaian tujuan.

Analisis Varians

Menganalisis perbedaan antara kinerja aktual dan standar yang ditetapkan. 

Ini membantu dalam mengidentifikasi penyebab perbedaan tersebut, apakah itu disebabkan oleh faktor internal atau eksternal.

Tindakan Korektif

Mengambil tindakan korektif yang tepat untuk mengatasi ketidaksesuaian antara kinerja aktual dan standar yang ditetapkan. 

Ini bisa berupa perubahan proses, alokasi sumber daya tambahan, atau penyesuaian strategi.

Pengendalian Berkelanjutan

Melakukan pemantauan dan evaluasi secara berkelanjutan terhadap kinerja organisasi atau unit bisnis untuk memastikan bahwa kinerja tetap sesuai dengan standar yang ditetapkan.

Fungsi Controlling

Dalam manajemen bisnis, fungsi pengendalian (controlling) memiliki beberapa peran penting:

Mengukur Kinerja

Fungsi utama dari pengendalian adalah untuk mengukur kinerja organisasi atau unit bisnis.

Ini melibatkan pemantauan dan evaluasi terhadap pencapaian tujuan dan target yang telah ditetapkan sebelumnya.

Menetapkan Standar

Pengendalian membantu dalam menetapkan standar kinerja yang diharapkan. 

Standar ini bisa berupa target penjualan, laba, produktivitas, atau kualitas produk atau layanan.

Menentukan Varians

Dengan membandingkan kinerja aktual dengan standar yang ditetapkan, pengendalian membantu dalam mengidentifikasi varians atau perbedaan antara kinerja yang diharapkan dan kinerja sebenarnya.

Menganalisis Varians

Setelah varians diidentifikasi, fungsi pengendalian melibatkan analisis untuk memahami penyebab di balik perbedaan tersebut. 

Ini memungkinkan manajemen untuk mengambil tindakan korektif yang sesuai.

Mengarahkan Perbaikan

Pengendalian memberikan landasan bagi manajemen untuk mengarahkan perbaikan dan perubahan dalam proses bisnis, strategi, atau sumber daya yang digunakan.

Memastikan Kepatuhan

Fungsi pengendalian juga melibatkan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan, prosedur, dan peraturan yang relevan. 

Ini termasuk kepatuhan terhadap peraturan hukum, keuangan, dan peraturan industri.

Membantu Pengambilan Keputusan

Dengan menyediakan informasi tentang kinerja aktual dan potensial, pengendalian membantu manajemen dalam pengambilan keputusan yang informasional dan terinformasi.

Perencanaan Revisi

Melalui proses pengendalian, manajemen dapat mengevaluasi dan merevisi rencana bisnis, tujuan, dan strategi berdasarkan pembelajaran dari pengalaman dan perubahan lingkungan.

Mendorong Akuntabilitas

Fungsi pengendalian juga mendorong akuntabilitas di antara anggota organisasi.

Dengan mengukur kinerja dan memberikan umpan balik, pengendalian membantu mendorong tanggung jawab atas pencapaian tujuan.

Tujuan Controlling

Tujuan dari pengendalian (controlling) dalam manajemen bisnis adalah sebagai berikut:

Mencapai Tujuan Bisnis

Salah satu tujuan utama dari pengendalian adalah untuk memastikan bahwa tujuan bisnis yang telah ditetapkan dicapai dengan efisien dan efektif. 

Ini mencakup pencapaian target penjualan, laba, pangsa pasar, dan tujuan bisnis lainnya.

Optimalkan Penggunaan Sumber Daya

Pengendalian membantu dalam memantau dan mengatur penggunaan sumber daya organisasi, termasuk manusia, keuangan, dan fisik, agar tetap efisien dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Identifikasi dan Koreksi Masalah

Pengendalian membantu dalam mengidentifikasi masalah atau varians antara kinerja aktual dan standar yang telah ditetapkan. 

Dengan demikian, itu memungkinkan manajemen untuk mengambil tindakan korektif yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut.

Menjaga Kepatuhan

Pengendalian membantu dalam memastikan bahwa kegiatan bisnis beroperasi sesuai dengan kebijakan, prosedur, dan peraturan yang berlaku. 

Ini termasuk kepatuhan terhadap peraturan hukum, keuangan, dan industri.

Mendorong Kinerja Berkualitas

Dengan memberikan umpan balik yang terukur tentang kinerja, pengendalian mendorong perbaikan berkelanjutan dalam proses bisnis, kualitas produk atau layanan, dan efisiensi operasional.

Peningkatan Proses Bisnis

Pengendalian membantu dalam mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan proses bisnis, menghilangkan hambatan, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Mengurangi Risiko

Dengan memantau kinerja secara terus-menerus, pengendalian membantu dalam mengidentifikasi dan mengurangi risiko-risiko yang mungkin timbul dalam operasi bisnis.

Pengambilan Keputusan yang Terinformasi

Melalui penyediaan data dan informasi yang relevan tentang kinerja bisnis, pengendalian membantu manajemen dalam membuat keputusan yang terinformasi dan tepat waktu.

Contoh Controlling

Berikut adalah beberapa contoh penerapan pengendalian (controlling) dalam manajemen bisnis:

Pengendalian Keuangan

Manajer keuangan menggunakan pengendalian untuk memantau arus kas, mengelola anggaran, dan memastikan bahwa pengeluaran tetap sesuai dengan rencana. 

Mereka dapat menggunakan laporan keuangan reguler untuk membandingkan anggaran dengan pengeluaran aktual, mengidentifikasi varians, dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan.

Pengendalian Kualitas

Dalam bisnis manufaktur atau layanan, pengendalian kualitas penting untuk memastikan bahwa produk atau layanan memenuhi standar yang ditetapkan. 

Ini bisa melibatkan penggunaan inspeksi kualitas, pelacakan keluhan pelanggan, dan implementasi proses perbaikan berkelanjutan untuk mengurangi cacat dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Pengendalian Persediaan

Manajer operasi menggunakan pengendalian untuk memantau persediaan barang atau bahan baku. 

Mereka membandingkan tingkat persediaan aktual dengan standar yang ditetapkan dan mengoptimalkan proses pengadaan dan penyimpanan untuk menghindari kelebihan atau kekurangan persediaan.

Pengendalian Produksi

Dalam lingkungan manufaktur, pengendalian produksi digunakan untuk memantau proses produksi dan mengidentifikasi potensi bottleneck atau masalah efisiensi. 

Manajer produksi dapat menggunakan metrik seperti waktu siklus, penggunaan tenaga kerja, dan kualitas output untuk menilai kinerja dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.

Pengendalian Sumber Daya Manusia

Departemen sumber daya manusia (SDM) menggunakan pengendalian untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur SDM, serta untuk memantau kinerja karyawan. 

Ini bisa melibatkan evaluasi kinerja reguler, pengukuran kehadiran, dan manajemen konflik untuk memastikan produktivitas dan kepuasan karyawan.

Pengendalian Proyek

Dalam proyek konstruksi atau pengembangan perangkat lunak, pengendalian proyek digunakan untuk memantau kemajuan proyek, mengelola anggaran, dan mengidentifikasi risiko.

Manajer proyek menggunakan metode seperti jadwal kerja dan analisis biaya-manfaat untuk memastikan bahwa proyek tetap berjalan sesuai rencana.

Pengendalian Penjualan dan Pemasaran

Manajer penjualan dan pemasaran menggunakan pengendalian untuk memantau kinerja penjualan, mengelola kampanye pemasaran, dan mengukur kepuasan pelanggan. 

Mereka dapat menggunakan metrik seperti penjualan bulanan, tingkat retensi pelanggan, dan tingkat kepuasan pelanggan untuk mengevaluasi efektivitas strategi pemasaran dan penjualan.

Ketika digunakan secara efektif, pengendalian membantu organisasi dalam mencapai tujuan mereka dengan memastikan penggunaan sumber daya yang efisien, mengurangi risiko, dan meningkatkan kualitas produk atau layanan.