Office Now – Istilah kantor virtual office sudah tidak asing lagi di kalangan founder startup. Pada dasarnya, bentuk kantor ini hanya membutuhkan alamat kantor saja, namun memiliki bangunan fisik.

Memahami Kantor Virtual Office

Selain menjadi konsep kantor yang cocok untuk bisnis startup, otomatisasi kantor juga cocok untuk kondisi pandemi Covid. Contoh virtual office yang bisa Anda lihat, yaitu perusahaan hanya akan terdaftar dalam sebuah bangunan. Namun, hal yang mendasar dari kantor ini adalah pekerjaan bisa dilakukan di mana saja. 

Faktor yang Mempengaruhi Pemilihan Kantor Virtual Office

Ada faktor-faktor yang melatarbelakangi pemilihan virtual office terdekat, antara lain:

Jenis Organisasi

Pada dasarnya tidak semua jenis bisnis bisa memilih konsep kantor maya ini. Namun, tidak menutup kemungkinan jenis organisasi tertentu di dalam sebuah kantor bisa menjalankannya. Salah satunya, seorang manajer perusahaan bisa mempertimbangkan konferensi audio dan video.

Pilihan Pribadi

Seorang manajer juga bisa memilih tetap menjalankan komunikasi tatap muka. Namun, masih bisa menggunakan teknologi informasi. 

Sumber Daya OA

Faktor lain yang mempengaruhi pemilihan kantor virtual office adalah sumber daya OA yang terbatas. Sehingga harus ada cara yang tepat sebagai solusi. 

Kategori Pemakai

Pengguna konsep otomatisasi kantor yang berada dalam sebuah sistem informasi antara lain:

Manajer

Seorang manajer memiliki tanggung jawab dalam mengelola sumber daya dalam sebuah perusahaan. Terutama dalam hal sumber daya manusia menyesuaikan dengan kondisi yang ada.

Profesional

Tim profesional juga bisa memilih virtual office Jakarta Pusat untuk mengelola orang, namun tetap menyumbangkan keahlian khusus. Sebagai perhatian khusus pada posisi manajer dan profesional secara bersama sebagai pekerja terdidik.

Sekretaris

Sedangkan sekretaris sering bertugas kepada pekerja terdidik untuk melaksanakan berbagai tugas. Seorang sekretaris memiliki tugas menangani korespondensi, menjawab telepon serta mengatur jadwal pertemuan.

Pegawai Administrasi

Sedangkan kategori pemakai kantor maya selanjutnya adalah pegawai administrasi. Tugasnya adalah melaksanakan tugas untuk sekretaris misalnya mengoperasikan mesin fotokopi. Selain itu, seorang pegawai administrasi juga memiliki kewajiban untuk menyusun dokumen dan mengirim surat.

Penerapan Kantor Virtual Office

Melalui kantor virtual office, Anda bisa memangkas biaya operasional sampai 90 persen. Hal ini jauh berbeda jika dibandingkan memilih kantor konvensional. Pemilik bisnis tetap memiliki kantor berada di domisili sah, namun tetap memiliki fasilitas lengkap.

Lalu bagaimana penerapan kantor maya ini, simak beberapa poin penjelasan berikut ini:

Video Conference

Pemilik bisnis bisa bekerja dengan aman, namun tetap bisa menjaga koordinasi dengan tim maupun klien. Kapan saja dan di mana saja pekerjaan tetap bisa berlangsung lancar menggunakan video conference.

Mail Handling

Virtual office Surabaya bisa mendapatkan fasilitas mail handling dari penyedia jasa kantor maya. Semua surat dan paket bisa dikirimkan ke alamat perusahaan Anda. Selain itu, pemilik bisnis juga akan mendapatkan notifikasi dari surat maupun paket tersebut.

Layanan Resepsionis

Kantor akan tetap berjalan dengan bantuan layanan resepsionis yang profesional. Hal-hal mendasar, seperti menyapa klien sampai dengan menerima dokumen bisa dikelola dengan baik.

Meeting Room

Jika memilih virtual office murah, Anda bisa mendapatkan layanan akses lokasi meeting room strategis. Pemilihan lokasi rapat akan memperhatikan lokasi terdekat sehingga lebih menghemat waktu.

Aturan Main Mendirikan Kantor Virtual Office

Untuk bisa menjalankan kantor virtual office, ada persyaratan tertentu yang harus dipenuhi pemilik usaha. Tidak hanya bisa mencantumkan alamat untuk kantor maya saja, melainkan juga memperhatikan masa berlakunya.

Wilayah Jakarta telah mengatur penggunaan kantor maya ini. Dasar hukumnya adalah Surat Edaran dari Badan Pelayanan Terpadu Satu Pintu. Sesuai dengan SE nomor 06/SE/2016.

Meskipun penggunaan kantor maya bisa menghapus kendala domisili, namun ada beberapa aturan main, antara lain:

Memenuhi Persyaratan

Untuk memperoleh Surat Keterangan Domisili, pemilik kantor maya harus memiliki:

Badan Usaha

Lokasi dari usaha harus sesuai dengan zonasi dan pemilik usaha harus bisa membuktikannya dengan mencantumkan lokasi. Sehingga dinas terkait bisa memeriksa kegiatan usaha apakah sesuai dengan persyaratan badan usaha.

Aktivitas Usaha

Badan usaha maupun perusahaan perorangan yang beraktivitas di rumah tinggal harus memenuhi kriteria:

• Pemilik bisnis tidak merubah fungsi rumah tinggal.
• Kantor virtual office tidak mengubah bahu jalan yang digunakan sebagai tempat usaha maupun lahan parkir.
• Kegiatan usaha yang berjalan tidak menimbulkan polusi baik air, udara maupun suara. Sehingga tidak ada polusi melebihi skala rumah tangga.
• Tidak menggunakan peralatan maupun mesin otomatis dalam proses produksinya.
• Kegiatan usaha tidak mengganggu ketertiban umum. 

Untuk mendapatkan perizinan tersebut, pemilik usaha harus melampirkan dokumen legal, berupa:

• KTP dari salah satu direksi.
• Kartu Keluarga.
• Nomor Pokok Wajib Pajak perorangan.
• Data rekening dan surat rekomendasi dari pihak perbankan.
• Menyiapkan surat bermaterai yang berisi pernyataan kesanggupan untuk memenuhi semua kriteria.

Alamat 

Pemilik usaha bisa melampirkan apa itu virtual office dan contohnya. Selain itu ada kewajiban mencantumkan:

• Alamat dari kegiatan bisnis 
• Mencantumkan alamat kantor maya
• Melengkapinya dengan alamat kantor virtual office.

Keuntungan Memilih Kantor Virtual Office

Setelah menyimak pengertian virtual office dan manfaatnya, kini simak keuntungan yang dimilikinya.

Menghemat Operasional Kantor

Jika memilih mengeluarkan biaya untuk memiliki bangunan kantor, tentunya membutuhkan banyak untuk operasional. Anda harus mengeluarkan biaya listrik dan air. Belum lagi dipusingkan dengan jumlah karyawan yang banyak. 

Memilih kantor virtual office akan menghemat biaya. Semua fasilitas yang ada pada kantor maya sudah termasuk dalam biaya sewa. Sehingga, Anda hanya perlu memikirkan bagaimana mengembangkan perusahaan.

Meningkatkan Gengsi Perusahaan

Ketika memilih mendirikan bangunan kantor, ada banyak hal yang harus Anda pikirkan. Selain biaya membangun, Anda juga harus memikirkan lokasi serta desain bangunan yang mampu memperlihatkan citra perusahaan. Tentu saja untuk mewujudkan kantor seperti ini membutuhkan banyak biaya.

Jika Anda memilih kantor maya, maka semua sudah tersedia dalam satu paket. Penyedia layanan sudah memiliki lokasi yang strategis berada di kawasan bisnis. Selain itu, Anda sudah terbantu dengan proses perizinan karena memiliki alamat. 

Walaupun hanya memiliki satu ruangan dalam gedung perkantoran tersebut, namun Anda tidak dipusingkan lagi dengan alamat kantor. Selain itu, untuk keperluan surat menyurat, Anda akan terbantu dengan layanan dari penyedia layanan kantor maya.

Keuntungan Besar

Perbedaan virtual office dengan kantor biasa yang paling mendasar terletak pada peningkatan keuntungan. Menggunakan kantor maya sudah terbukti bisa menghemat pengeluaran. Sehingga Anda bisa menggunakan untuk anggaran lainnya. 

Anda bisa menggunakan dana tersebut untuk merekrut pekerja maupun menambah untuk keperluan marketing. Berbagai proyek dari klien bisa Anda kerjakan secara efektif. 

Menarik Minat Klien

Terkadang, setiap klien memiliki cara berpikir yang berbeda dan memiliki sudut pandang berbeda dalam menilai sebuah keprofesionalan. Jika klien memiliki orientasi kepada hasil, maka Anda tidak bingung lagi memikirkan tempat kerja. 

Penyedia layanan kantor virtual office selalu memiliki fasilitas lengkap. Serta pemilihan lokasi di tempat strategis akan menambah nilai plus. Bisnis Anda tidak akan dipandang sebelah mata oleh klien maupun pesaing.

Penulis: Lyla Iswara